通話是現(xiàn)代社會最常見的一種交際方式。它是運用電話等現(xiàn)代通訊工具進行交往, 具有快捷、方便的特點。盡管不是面對面地交談, 卻能讓人迅速獲得信息, 及時進行溝通。

在公務活動中, 使用通話交流情況、溝通信息、商洽問題、答復事項, 是一種最普遍的工作手段。通話包括打電話和接聽電話。不論是使用普通電話還是

移動電話, 都要遵守一定的禮儀規(guī)范。

學會通話可以樹立良好的電話形象。如果缺乏電話使用常識, 沒有掌握通話的技巧和禮儀規(guī)范, 就會影響公務活動的開展, 甚至損害機關單位的形象。

怎樣打電話?

誰不會打電話?也許你會發(fā)出這樣的疑問。打電話確實是一種最常見的交際方式。但是要正確掌握打電話的方法, 還是需要注意一些問題的。

時間選擇。公務通話一般要在辦公時間內(nèi)進行, 不要在下班之后打, 更不能在深夜、凌晨及午休、用餐、公休假時間打, 除非有特別緊急的事情。如果是撥打國際長途電話, 要注意時差, 不要擾人清夢。要掌握通話的時間, 一般不宜過長, 以不超過五分鐘為好。如果要通話較長時間, 最好用面談的方式。如果只能通話, 必須征詢對方是否方便, 否則就要另約時間聯(lián)系。

表述得體。通話表述要符合禮儀規(guī)范, 不能高調(diào)門, 語驚四座; 口氣謙恭有禮, 熱情、溫和、親切、自然。語速適中, 過快了容易讓人聽不清楚, 產(chǎn)生匆忙應付的.感覺; 慢條斯理, 拿腔拿調(diào), 也容易引起人的反感。

舉止得當。打電話要輕拿輕放, 不要急不可耐, 一遇到無法接通的情況就表現(xiàn)得很不耐煩, 甚至甩話機。電話接通后, 要等鈴聲響過六遍后, 確信對方無人接聽, 才掛斷話機。通話時不要抱著電話四處走動; 仰坐、斜靠、歪躺或趴在桌上通話都是不適宜的。通話時也不要吃東西、抽煙、喝水、翻報紙雜志,甚至與旁邊的人閑聊。

注意環(huán)境。打電話要注意周圍環(huán)境。移動電話不要在嘈雜的大街上、一些公共場所通話。辦公室打電話, 要避免談話聲、嬉笑聲、咳嗽聲。如果有急事, 可以先整頓一下通話環(huán)境, 待安靜下來再撥通電話。

怎樣接電話?

接電話要注意以下禮儀:

及時接聽。電話鈴聲一響, 要及時接聽, 不要慢騰騰地任由鈴聲響個不停。一般在聽到完整的鈴聲響后接起電話。同時響起電話, 要先接起一個, 詢問對方是否介意接聽另一個電話, 征得同意后才能接聽另一個電話。不要同時接聽兩個電話。

文明應答。接聽電話要做到有問必答, 依問作答。鈴聲響起, 要拿起話筒問候?qū)Ψ? 并自報家門:

你好! 這里是 ( 單位) 或你好! 我是 , 或者詢問對方: 你好! 請問找哪位? 如果要找的人不在, 最好告訴對方不在的原因, 或告訴對方聯(lián)系方法。一般不宜用 你是誰、 你找誰、有什么事之類的話發(fā)問。與對方通話, 要盡量每問必答,但不要答非所問, 東拉西扯, 大聊其天。對方交談內(nèi)容結束要即時道別, 說聲再見。

做好記錄。公務電話通常需要做記錄。平時要做好通話記錄準備, 電話記錄簿或記錄用紙、筆要準備好, 不要通話后放下聽筒, 再找紙筆。遇到聽不清楚時, 可以請求對方重復一遍, 特別是對一些重要內(nèi)容和涉及時間、地點、數(shù)量等, 最好加以核實, 避免記錯。

一些特殊電話的接聽。對打錯電話的, 不要大聲斥責對方, 要接受對方的道歉, 說聲 沒關系 后掛機。對一些難纏的電話, 要學會說不, 設法擺脫對方的糾纏, 委婉而堅決地拒絕對方的請求。對一些諸如你猜猜我是誰、想知道我在干什么嗎之類的謎語 電話, 可以用別讓我猜謎了、 我正忙著、我還有一些急事要做呢之類的話加以應對。

公司職員接聽電話要盡量使用標準規(guī)范的語言，接聽電話的規(guī)范語言有如下幾類：

一、問候語句：

如“您好”、“早上好”、“下午好”、“晚上好”、“節(jié)日快樂”、“新年快樂”、“圣誕快樂”等。

二、詢問語句：

詢問打電話者時，口氣一定要保持謙虛、客氣、友好，語氣要和藹。如：

“請問先生您貴姓？”

“我可以知道您的姓名和公司名稱嗎？”

“請問，您需要我為您做點什幺嗎？”

“請您稍等片刻，我通知經(jīng)理來接聽您的電話好嗎？”

“您的吩咐我已經(jīng)記錄下來了，現(xiàn)在復述一遍給您聽行嗎？”

“很抱歉，經(jīng)理暫時不在，需要給他留言嗎？”

“請問，您可以留下您的電話號碼和住址嗎？”

三、應答語句：

回答問題時，在語句和口氣上要帶有謝意，因為別人能打來電話是對您公司的信任。還要讓人感覺到您在回答問題時的.微笑和誠意。在任何時候都不要斷然拒絕別人，即使是對難以滿足的要求，也只能婉言謝絕。常用的應答語有以下幾種，如：

“很高興能為您服務?！?/p>

“謝謝，請多提寶貴意見?！?/p>

“請放心，我一定將您的意見轉達給我的上司?！?/p>

“好的，我們一定遵照您的吩咐去做?！?/p>

“請不要客氣，這是我應該做的?！?/p>

提供電話禮儀相關信息。介紹公司職員接聽電話時的規(guī)范語言。

四、道歉語句：

A、當工作中出現(xiàn)差錯或失誤時，一定要誠心誠意表示歉意，并盡力挽回公司的形象；如：

“實在對不起，是我們不小心碰撞了您的物品，請您多原諒?！?/p>

“對不起，讓您久等了?！?/p>

“很對不起，是我們沒有給您解釋清楚，產(chǎn)生誤會，還請您多原諒?！?/p>

B、當不能滿足對方的要求或?qū)Ψ竭€不能完全理解公司的規(guī)定時，應先道歉再解釋緣由，請對方予以理解及合作。如：

“對不起，我們暫時還沒有開展此項服務，如果您有此項要求，可向值班經(jīng)理提出，我們盡力為您解決?！?/p>

“對不起，總經(jīng)理暫時不在，您是否需要給他留言呢？”

“不好意思，打攪您了。”

“對不起，我沒聽清楚，請您再重復一遍好嗎？”

五、感謝語句：

如：“謝謝您打電話來?！?/p>

“感謝您的寶貴意見，我們一定會認真研究并改進工作的?！?/p>

“多謝您的提醒?！薄爸x謝您的關心?！?/p>

篇一：電話禮儀

（一）接電話禮儀

1、養(yǎng)成電話鈴響后立即接聽和語調(diào)溫和地自報家門的習慣。比如：您好！這是ⅩⅩⅩ。請問您找哪位？”

2、若是找其他人的電話，應讓對方稍等，然后迅速叫來聽電話的人；若是對方要找的人不在，要詢問對方是否有事需要自己轉告。

3、在接聽別人的電話時，應由對方先結束談話。如果有特殊情況，可委婉地告知對方并盡快結束談話。

4、在電話機旁放上筆和卡片紙，便于記錄、查詢、轉達。

（二）打電話禮儀

1、要選擇適當?shù)拇螂娫挄r間。

2、查清號碼，正確撥號。

3、接通后，先報出要找的人名。

4、通話聲音要清晰，時間不可過長。

5、為方便使用（節(jié)約時間），應把常用的電話號碼記在電話薄上并放在電話機旁。

6、寬容地對待打錯的電話。

7、文明使用公用電話，愛護公用電訊設施。

8、牢記和正確使用一些特殊的電話號碼：火警119、急救120、報警110等。

篇二：《電話應對禮儀》

一、接聽禮儀：

1、左手拿聽筒，右手拿筆，聽清記好，別讓客人說第二遍；

2、三聲玲響內(nèi)要接聽；

3、開口先說“您好”

4、注意“聲音表情”對方能看到你的.笑，能感受到你對他的心情！

5、虛心請教：“人，不用超越別人，但一定要超越自己！”、“學習成就未來”

6、給別人報電話要報區(qū)號，客戶可能是外地人；

7、說話謙虛、熱情、有禮：“深海之處波瀾不驚，淺灘之處波濤洶涌”“虛懷若谷”，電話給人傳遞一個謙虛、熱情、有禮的好印象；

8、掌握對方工作時間，不合適時間一般別打電話：如晨會、下午5點可能檢查工作、午休、早上快上班、夜10點后等；

9、聲音自然，不大不小，輕柔有禮，想好了再說，；

10、接電問好，完了說：祝福的話，謝謝，再見；

11、讓對方先掛電話；

12、在單位：“您好，我是。。( )公司，請問您需要什么幫助。。?！毕葓蠊久?，內(nèi)線電話先報部門個人名；

二、如何給別人留下好印象：

（一）注意事項：

１、確定通話的對象：性別、身份、年令、職務等；

２、先征詢對方是否方便接聽電話；

３、長話短說，勿占線太久；

４、不要玩猜迷游戲，先報自己的單位、姓名等；要不領導會問：剛打來電話的是誰？或直接問：沒聽出來你是誰啊。。。。

（二）一般禮節(jié)：

１、語意清楚；

２、不要轉變聲音、態(tài)度；

３、多用尊稱和禮貌用語；小學生最講禮貌：叔叔、阿姨、爺爺、奶奶、請、您、謝謝、再見、麻煩、勞駕、對不起。。。。

４、語速恰當、抑揚頓挫，展現(xiàn)“聲音魅力”，普通話?。。?！

５、只能讓人稍等７秒鐘，并要說“對不起阿姨，讓您久等啦”

６、私聊時要按住話筒，別讓對方聽見；如：“對不起，我們領導不在”——“得了，我都聽到你領導給你說話啦?。　?/p>

７、不要大聲回答問題；

８、指定對象在開會，別接轉過去；

９、修正口頭禪，別“嗯、哪、啊、喲。。。。。太多”

１０、斷線時立即重撥，并先說“對不起，斷線了”

１１、別對撥錯電話的人無禮、咆哮；

１２、不確定是否要叫或者接轉電話，預留空間，可以先記下對方電話、單位、姓名。。。。。

１３、轉接電話，告訴對方是幾線電話的；

１４、通電話時別再與第三方講話；

１５、不要同時拿兩部電話說話；

１６、電話記錄記要點：事由、姓名、對方電話及區(qū)號、單位（部門）、記錄的時間、記錄人

１７、別推諉不接電話，一副事不關已的態(tài)度；

１８、對老大心態(tài)的客戶，平和對待、正常有禮接待；“我是你們老板的朋友，找你老板”——可能是一般認識；

１９、不要指責、批評客戶，不要帶情緒而出言不遜；

２０、請教來電人姓名、單位；要不領導問：誰的電話？——一個女的（男的）！那可慘了；

２１、別說客人是長短是非；“好話一句如春風，歹話一句似嚴冬”