人事檔案管理制度

1.目的：

為保證人事檔案材料的完整性和安全性，便于檔案材料的使用和管理。

2.制定依據(jù)：

檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化程序。

3.試用范圍：

公司各部門。

4.制度內(nèi)容：

4.1人事檔案的定義：

是指在人事工作中形成的記錄員工在公司的主要經(jīng)歷、學(xué)歷、培訓(xùn)、社會關(guān)系、業(yè)務(wù)能力、工作狀況以及獎懲等個人情況的文件材料;

4.2人事檔案的類別：

4.2.1員工人事檔案類型：基本信息檔案、薪酬檔案、績效檔案、培訓(xùn)檔案、技術(shù)檔案、履職檔案、健康檔案等七類。

基本信息檔案：包括檔案編號、姓名、性別、身份證號碼、學(xué)歷、住址、戶籍所在地、年齡、政治面貌等。

薪酬檔案：包括員工試用期工資、轉(zhuǎn)正工資、調(diào)薪記錄等。

績效檔案：包括轉(zhuǎn)正考核記錄、年度考核記錄、履職考核記錄等。

培訓(xùn)檔案：包括年度參加內(nèi)訓(xùn)、外訓(xùn)、職業(yè)資格、技術(shù)培訓(xùn)等記錄等。

技術(shù)檔案：包括所持資格證書、技術(shù)職務(wù)評定等記錄等。

履職檔案：包括員工入職之前的履職經(jīng)歷、本公司內(nèi)部崗位變動情況、競職申請、聘任決定、獎勵、處罰等。

健康檔案：包括員工健康證、體檢記錄等。

4.3 人事檔案的建立：

4.3.1電子檔案建立：

4.3.1.1根據(jù)檔案類別核定員工編碼及檔案編號。

4.3.1.2按檔案編號在“人事管理信息”中錄入員工個人基本信息：包括檔案編號、姓名、性別、身份證號碼、住址、戶籍所在地、年齡、政治面貌、行業(yè)年限、健康證期限、所持資格證等信息。員工考核、競職、獎勵(獲得獎金和榮譽證書)、處罰(書面嚴(yán)重警告、無薪停職檢查、開除)，由勞動關(guān)系管理員根據(jù)相應(yīng)文件錄入“人事管理信息”，并存入員工個人檔案袋中。

4.3.1.3電子檔案的動態(tài)管理：

4.3.1.3.1員工電子檔案是關(guān)于員工全面信息存儲、跟蹤的重要工具。

4.3.1.3.2員工入司時，在錄入員工電子檔案的同時，必須對員工照片進(jìn)行掃描記入個人電子檔案。

4.3.1.3.3員工入職時，必須詳細(xì)錄入員工入司前經(jīng)核實的從業(yè)經(jīng)歷和有關(guān)個人職業(yè)發(fā)展的重要信息，如取得的主要工作經(jīng)驗、成果和業(yè)績等;

4.3.1.3.4員工的培訓(xùn)經(jīng)歷是關(guān)系員工職業(yè)發(fā)展的主要依據(jù)，員工入司時，必須詳細(xì)記錄員工的職業(yè)培訓(xùn)經(jīng)歷和獲得的培訓(xùn)證書和取得的培訓(xùn)成果。員工在公司工作期間的培訓(xùn)經(jīng)歷必須及時記入電子檔案，以便查詢。

4.3.1.3.5有關(guān)員工信息的變更，必須當(dāng)月在員工個人電子檔案中進(jìn)行登記更新。每月末，對檔案進(jìn)行備份。以確保電子檔案的安全管理。

4.3.1.4員工合同信息由勞動關(guān)系組按批次提供合同簽訂匯總表和合同原件，勞動關(guān)系管理員根據(jù)合同簽訂匯總表核對合同，確認(rèn)無誤后在合同簽訂匯總表上簽字，勞動關(guān)系管理員根據(jù)合同在“人事管理系統(tǒng)”中更改員工合同信息，更改完畢后將合同放入員工檔案中存檔。

4.3.2 紙介質(zhì)檔案建立：

錄入系統(tǒng)后的員工檔案按七類檔案分類統(tǒng)一裝入“檔案袋”中,在“檔案袋”清單上填寫檔案資料名細(xì)，檔案袋上寫明員工姓名、性別及檔案編號。按檔案類別順序存放在相應(yīng)的檔案柜中。(當(dāng)月入職的員工資料應(yīng)在當(dāng)月完成檔案錄入及存放工作)。

4.4人事檔案的管理：

4.4.1人力資源部對收集的人事檔案材料按規(guī)定進(jìn)行整理，并按在職人員檔案、離職人員檔案進(jìn)行分類、編號、排架。

4.4.2對人事檔案應(yīng)建立登記和統(tǒng)計制度，建立各類檔案名冊。嚴(yán)格執(zhí)行保密制度，確保檔案的絕對安全和準(zhǔn)確無誤。

4.4.3根據(jù)安全保密，便于查找的原則，人事檔案應(yīng)嚴(yán)密科學(xué)地保管。庫房內(nèi)應(yīng)保持清潔，整齊和適宜的溫濕度。

4.4.4對人事檔案的接收、傳遞必須嚴(yán)格手續(xù)，有案可查。查借閱人事檔案應(yīng)嚴(yán)格按借閱程序辦理。

4.4.5人事檔案調(diào)動：

4.4.5.1調(diào)動：員工因工作需要調(diào)動時應(yīng)按規(guī)定填寫“調(diào)動申請表”(跨部門調(diào)動和部門內(nèi)部調(diào)動)。勞動關(guān)系管理員接到已審批完畢的調(diào)動申請表后，在“人事信息管理”中錄入調(diào)動信息并將其信息調(diào)入相應(yīng)的部門或分公司，打印新崗位工作牌，調(diào)動申請表于每月中旬或月底統(tǒng)一存入員工個人檔案袋中。

4.4.5.2任免：員工因工作需要被任免后，根據(jù)公司的任免文件，在“人事信息管理”中錄入任免信息，并將任免文件復(fù)印件存入員工個人檔案袋中。

4.4.5.3離職：員工辦理完畢離職手續(xù)后，將其相關(guān)證件的原件退還離職員工本人，并將其檔案歸入離職人員檔案。

4.4.5.4信息變更：員工個人相關(guān)信息發(fā)生變更時(如：個人基本信息、身份證更換、資格證的補充等)，該員工應(yīng)在變更之日起一個月內(nèi)將信息或相關(guān)證件的復(fù)印件提交至人力資源部勞動關(guān)系管理員處備案。勞動關(guān)系管理員應(yīng)根據(jù)員工提交的資料在“人事信息”中及時更新，并將相關(guān)證件復(fù)印件于每月15日、30日進(jìn)行存檔整理。

4.5人事檔案的使用：

4.5.1檔案的查詢、借閱：

4.5.1.1副經(jīng)理級以下員工原則上只能查詢/借閱個人檔案;

4.5.1.2副經(jīng)理(含)以上人員可直接查詢/借閱所管部門員工檔案，跨部門查詢/借閱員工檔案需附有分管總監(jiān)審批的簽呈經(jīng)人力資源部經(jīng)理批準(zhǔn)后方可查詢/借閱。(附件一)。

4.5.1.3檔案中的個人資料只用于公司辦理相關(guān)事務(wù)，原則上人力資源部人事勞動關(guān)系管理員不對個人提供檔案辦理其它事務(wù)(如照片、身份證復(fù)印件、學(xué)歷證復(fù)印件等)。

4.5.1.4以上查詢/借閱需在“檔案查詢/借閱登記本”上做登記，查詢/借閱檔案者不得私自復(fù)印員工檔案，工作原因需復(fù)印的須經(jīng)人力資源部經(jīng)理批準(zhǔn)后由勞動關(guān)系管理員操作復(fù)印。借閱檔案者應(yīng)在規(guī)定借閱期按時歸還完整的檔案，逾期者按每天5元進(jìn)行處罰;如將借出的'檔案丟失者，視情況將給予XXX處罰。

4.5.1.5檔案管理人員、借閱人應(yīng)嚴(yán)守檔案機密，不得擅自泄漏或傳播員工個人資料信息，經(jīng)發(fā)現(xiàn)，對檔案管理人員、借閱人給予XX處罰，并對其部門負(fù)責(zé)人給予XX處罰。

4.6本制度由公司職工代表大會審議通過后以公司名義發(fā)布執(zhí)行

4.7本制度由公司人力資源部負(fù)責(zé)解釋。

4.8附件：

附件一：檔案查詢記錄

干部人事檔案管理制度

根據(jù)中組部、國家檔案局《干部檔案工作條例》及中組部《干部人事檔案材料收集歸檔規(guī)定》、《干部檔案整理工作細(xì)則》要求，結(jié)合兵團干部人事檔案工作實際，制定本制度。

一、干部人事檔案管理部門工作職責(zé)

(一)按照干部管理權(quán)限依法管理好干部檔案，為國家積累檔案史料。

(二)及時收集、鑒別和整理干部檔案材料，把好檔案材料入口關(guān)，及時清理所缺材料并告知有關(guān)部門補充齊全。

(三)按照規(guī)定辦理干部人事檔案的查閱、借閱和轉(zhuǎn)遞。

(四)為有關(guān)部門提供干部人事檔案材料的情況。

(五)認(rèn)真做好干部人事檔案的安全、保密、保管和保護(hù)工作。

(六)及時了解干部人事檔案工作的新情況，制定、完善相關(guān)規(guī)章制度，加強業(yè)務(wù)指導(dǎo)工作。

(七)推廣、應(yīng)用干部檔案現(xiàn)代管理方法和技術(shù)，逐步實現(xiàn)干部人事檔案管理的信息化和現(xiàn)代化。

(八)定期向檔案局移交死亡干部檔案。

(九)辦理其他有關(guān)事項。

二、干部人事檔案材料收集制度

(一)按照《干部人事檔案材料收集歸檔規(guī)定》的要求，遵循真實、全面、及時、規(guī)范的原則，重點收集反映干部自然情況和德、能、勤、績、廉等方面的材料，并根據(jù)經(jīng)濟社會發(fā)展和組織工作的需要，不斷充實完善干部人事檔案的內(nèi)容。

(二)干部人事檔案材料形成部門，必須按照有關(guān)規(guī)定規(guī)范制作干部人事檔案材料，建立干部人事檔案材料收集歸檔機制，在材料形成之日起1個月內(nèi)按要求送交干部人事檔案管理部門并履行移交手續(xù)，任何組織和個人不得以任何理由積壓歸檔材料。

(三)干部人事檔案管理部門應(yīng)建立聯(lián)系制度，及時掌握形成干部人事檔案材料的信息，主動向干部人事檔案材料形成部門、干部本人和其他有關(guān)方面收集干部人事檔案材料。

(四)干部人事檔案管理部門必須嚴(yán)格審核歸檔材料，重點審核歸檔材料是否辦理完畢，是否對象明確、齊全完整、內(nèi)容真實、填寫規(guī)范、手續(xù)完備。成套材料必須頭尾完整，缺少的檔案材料應(yīng)當(dāng)進(jìn)行登記并及時收集補充。

(五)歸檔材料填寫不規(guī)范，手續(xù)不完備，或材料上的姓名、出生時間、參加工作時間和入黨時間等與檔案記載不一致的，材料形成部門應(yīng)當(dāng)重新制作，補辦手續(xù)，或者由具有干部管理權(quán)限的組織(人事)部門審改(或出具組織說明)并加蓋公章。形成干部檔案材料的部門，有責(zé)任按規(guī)定認(rèn)真辦理。

(六)干部人事檔案原件存正本，復(fù)制件可存副本。證明、證件等特殊情況需用復(fù)印件存檔的，必須注明復(fù)制單位、復(fù)制日期，并加蓋材料制作部門單位公章或干部人事關(guān)系所在組織(人事)部門公章。

(七)干部人事檔案材料的載體使用國際標(biāo)準(zhǔn)A4型(長297毫米，寬210毫米)或16開型(長260毫米，寬184毫米)的公文用紙，材料左邊應(yīng)當(dāng)留有20-25毫米裝訂邊，字跡材料應(yīng)當(dāng)符合檔案保護(hù)要求，用鋼筆或毛筆填寫，不得使用圓珠筆、鉛筆、紅色及純藍(lán)墨水和復(fù)寫紙書寫。

(八)干部人事檔案工作人員對收集到的干部人事檔案材料應(yīng)認(rèn)真審查鑒別，對不屬于規(guī)定歸檔范圍的材料，不得擅自歸檔;對符合歸檔要求的材料進(jìn)行登記，在接收之日起1個月內(nèi)放入干部本人檔案，1年內(nèi)整理歸檔。

三、干部檔案材料鑒別歸檔制度

(一)干部人事檔案材料的鑒別歸檔工作，必須根據(jù)有關(guān)法律、法規(guī)和文件精神，堅持歷史唯物主義和辯證唯物主義的觀點，具體問題具體分析，根據(jù)形成材料的歷史條件、材料的主要內(nèi)容、用途及其保存價值，嚴(yán)肅認(rèn)真地進(jìn)行。

(二)凡收集的材料，在歸檔前必須經(jīng)過認(rèn)真審查、鑒別，符合要求的才能歸檔;

(三)未經(jīng)鑒別，任何人都不得擅自銷毀干部人事檔案材料，不得私自將不屬于歸檔范圍的材料歸檔或從干部人事檔案中撤出材料;

篇一：檔案局查檔

檔案館：

因 工作依據(jù)，現(xiàn)委托我單位 ，

職務(wù) 等 名辦公室管理人員前往貴處查閱

檔案。

當(dāng)否，請接洽。

單位領(lǐng)導(dǎo)簽字： 單位公章 20xx年 月 日

篇二：查檔介紹信

澠池縣人事檔案管理室：

因 工作需要，現(xiàn)委托我單位 職務(wù) ， 職務(wù) 等 名人事管理人員前往貴處查閱 等 名人事檔案，（是、否）出具證明材料。

當(dāng)否，請接洽。

單位領(lǐng)導(dǎo)簽字：

單位公章：

檔案室負(fù)責(zé)人意見：

年 月 日

所查檔案明細(xì)附后

篇三：查閱人事檔案管理細(xì)則

為確保人事檔案安全，規(guī)范人事檔案的查閱管理，根據(jù)中央、省關(guān)于檔案管理工作和保密制度的有關(guān)規(guī)定，特制定如下細(xì)則：

一、嚴(yán)格限定查閱人資格（專職人事檔案管理人員除外）。

1、查閱人事檔案的人必須是中共黨員；

2、查閱人事檔案時，不能查閱本人及其親屬的人事檔案；

3、沒有經(jīng)過人事處領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，不允許查閱同級人員的檔案。下級組織或單位的人不能查閱其上級的檔案；

4、外單位人事組織部門查閱人事檔案必須有手續(xù)完備的介紹信；校院其它部門查閱人事檔案必須有經(jīng)過本部門負(fù)責(zé)人簽字的書面報告；

5、介紹信或報告上未列出的查閱內(nèi)容，一律不提供查閱。

二、嚴(yán)格限定查閱檔案的范圍。

1、由于人員的任免、調(diào)動、出國、入黨、入團、政審、福利、待遇、離退休、紀(jì)律檢查、組織處理、復(fù)查、鑒別、治喪等情況需要了解某個人的具體情況時，可以查閱人事檔案。

2、由于編史修志工作需要了解某人的`社會經(jīng)歷和某事件中的表現(xiàn)情況，而此人這一時期因為某些原因不能書寫或口述的，甚至該人已經(jīng)死亡的，可以查閱該人的履歷、自傳及有關(guān)部分。

3、其他特殊情況需查閱人事檔案的，必須經(jīng)過主管人事工作的校院領(lǐng)導(dǎo)審批同意后方可查閱。

4、在教職工子女和直系親屬入黨、入團、參軍、出國、招工、提干前要進(jìn)行審查以便了解其父母及親屬情況時，按照有關(guān)規(guī)定，一般由該人所在單位的有關(guān)部門提供情況，不必查閱人事檔案。

5、如果要了解某人的情況又可以和該人直接面談的，一般應(yīng)采訪該人，不允許查閱人事檔案。

6、人事檔案部門不負(fù)責(zé)出具證明材料，經(jīng)過批準(zhǔn)或履行一定手續(xù)后，可以摘抄或復(fù)印人事檔案中的有關(guān)部分，經(jīng)檔案管理人員審查無損，加蓋印章并注明出處。

三、嚴(yán)格規(guī)范查閱審批程序。

欲查閱人事檔案者必須填寫查閱人事檔案審批表，其中包括查閱檔案的理由與目的，查檔人員的單位、姓名、政治面貌等。上述內(nèi)容均需全部填寫清楚，然后由本單位（部門）主管領(lǐng)導(dǎo)簽字和加蓋公章，報人事處分管領(lǐng)導(dǎo)審批以后才能查閱。

人事檔案管理人員要認(rèn)真審查查檔人員的審批表及查檔人員的證件，看其閱檔理由是否充分，是否符合有關(guān)的規(guī)定和要求，手續(xù)是否齊全完備，然后決定是否提供查閱。

四、嚴(yán)格閱檔管理。

1、查閱人員只允許在指定閱檔室查閱，不允許將檔案帶出閱檔室。

2、閱檔必須是兩人以上同時在場，方可查閱。

3、查檔人員必須嚴(yán)守閱覽制度，不允許在檔案上圖劃、涂沫、篡改、批注，更不能拆散和抽出檔案材料。

篇四：查檔介紹信格式

平谷區(qū)檔案館，今有 （村、居委會） 需查閱其（祖父、父）

房基地證明。請予接洽。

特此證明

（公章）

年 月 日

查閱獨生子女證號介紹信

今有我單位（村、居委會） （男女方）與 （男女方）于 年 月 日結(jié)婚，婚后于 年 月 日生有一子（女），姓名 。領(lǐng)取獨生子女證，后不慎丟失，經(jīng)查現(xiàn)確實為獨生子女。

特此證明

（蓋章） 年 月 日

查閱單位檔案介紹信

平谷區(qū)檔案館，今有我單位 同志，因 需查閱 檔案。請予接洽。

（利用者必須帶本人身份證，身份證上的姓名與介紹信上的姓名一致） （蓋章） 年 月 日

篇一：【參考】存檔證明格式

黑龍江某某教育：

務(wù)員考試交流群264578887，參與群內(nèi)每日互動，也可以微信添加“hljoffcn521”為好友，我們將把黑龍江省公務(wù)員考試成績查詢、分?jǐn)?shù)線、面試時間、面試名單等信息第一時間推送給大家。 存檔證明(在職人員樣本)

(招考單位名稱)：

茲有XX單位(存檔人員工作單位)在職人員XXX，在我處存檔。

特此證明

單位公章

二〇xx年x月x日

存檔證明(人才市場存檔證明樣本)

(招考單位名稱)：

XXX，男(女)，身份證號：XXXXXXXXXXXXXXXXX,該同志已與我中心簽訂人事代理協(xié)議書，委托我中心管理其人事檔案。

該同志的人事檔案現(xiàn)已存于我中心。(注明一下存檔號-存入日期)

特此證明。

(人事代理機構(gòu)蓋章)

二〇xx年x月x日

篇二：檔案存檔的證明

存檔范本：

存檔證明

xx單位：

xx系xx年xx學(xué)校xx專業(yè)畢業(yè)生，經(jīng)查其檔案現(xiàn)存于我中心，檔案號：xx。 特此證明！

十堰市大中專畢業(yè)生就業(yè)指導(dǎo)服務(wù)中心

xx年xx月xx日

篇三：存檔證明

人事檔案存檔證明

王** ，性別 男 ，1977年2月出生，該同志人事檔案現(xiàn)存放于某某建設(shè)集團有限公司檔案室。

某某建設(shè)集團有限公司

年 月 日